Programa de gestión documental

La gestión de documentación en cualquier tipo de empresa es fundamental. Manejar la información con rigor y seguridad permite que siempre podamos disponer de aquello que necesitamos gracias a la gestión de documentación, por medio de un sistema de gestión documental preparado para satisfacer nuestras necesidades. Si tu empresa necesita un software de gestión documental personalizado, en Click Aplicaciones diseñamos un sistema de control de gestión documental a tu medida, para que la gestión documental de tu negocio te permita disponer de la información que precisas en cada momento.

Se trata de un Sistema de Gestión Integrada de la Documentación a través de la cual se controla la producción, la circulación, el almacenamiento y la recuperación de cualquier tipo de información.

¿Que soluciona?

Basado en arquitectura cliente/servidor captura, almacena y gestiona la información de múltiples formatos de documentos, responden de forma corporativa a las necesidades y problemas de la gestión de la información dentro de las organizaciones.

Ayuda a mejorar notablemente los flujos de información y la gestión de ésta que se produce dentro de una organización, tienen un carácter abierto y dinámico, evolucionando junto a la trayectoria de la organización.

La gestión documental se incluye en un entorno más amplio dentro de la gestión de la calidad total de la organización (ISO 9000).

Objetivo

Puede aportar numerosos beneficios a la organización desde los aspectos meramente economicistas (ahorro en espacio físico y equipamiento para el almacenamiento de documentos, reducción de costes salariales, administrativos y de los derivados del uso del papel, etc.) hasta los puramente estratégicos de la organización (mejora en los tiempos de producción).

Incremento de la ventaja competitiva de la organización, incremento de la moral y satisfacción del personal, etc., sin olvidarnos de las ventajas que aporta a la gestión del sistema documental de la organización (acceso centralizado y consulta distribuida, rápida localización de los documentos por múltiples claves de acceso, establecimiento de diversas relaciones entre documentos afines, mejores niveles de seguridad en el acceso a los documentos, la información se transmite o intercambia rápidamente, etc.).

Funcionamiento

Acceso y búsqueda concurrente por elementos descriptivos del documento creados en su captura o por el contenido del mismo en servidores geográficamente remotos.

Visión y edición mediante el viewer del sistema, navegadores o invocando a la aplicación nativa del documento.

Múltiples formatos para la difusión de un documento o conjunto de documentos: PDF, HTML, XML, etc., para ambientes de trabajo y usuarios heterogéneos.

Usuarios

Automatización del ciclo de vida documental, desde su captura/creación, revisión, etc., hasta su archivado final, mediante la gestión de los procesos y tareas por perfiles de usuario.

Permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas, usuarios y pasos que se han de seguir para la consecución de un proceso de negocio.

La herramienta se adapta a los requisitos propios de cada organización y sus perfiles funcionales.